Vlada Republike Hrvatske je 1.7.2021. donijela novu Uredbu o uredskom poslovanju. Radi se o propisima koji uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave i provedbi zakona kojim se uređuje opći upravni postupak. Smjer koji Uredba određuje je jasan: bez knjiga, bez suvišnih papira, brža raspodjela predmeta, brža otprema i uvođenje e-potpisa i e-pečata u ovjeru akata. Da sumiramo, uredsko poslovanje RH ulazi u elektroničko doba.
Što to znači s tehničko-tehnološkog aspekta?
Uredba po prvi put u državnu upravu uvodi pojmove informacijski sustav uredskog poslovanja, jedinstveni identifikator, jedinstvena oznaka pismena, optičko prepoznavanje teksta, kvalificirani elektronički pečat, jedinstveni elektronički potpis i pouzdani potpis. Svi ovi pojmovi dio su našeg proizvodnog portfelja pa vam donosimo kratki pregled funkcionalnosti.
Informacijski sustav uredskog poslovanja definiran je kao sustav pomoću kojeg se upravlja dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima - uključujući: izradu dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela, sukladno pravilima uredskog poslovanja.
— Narodne novine, Uredba o uredskom poslovanju
Sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima ključni su za suvremeno poslovanje. Omogućuju standardizaciju poslovnih procesa vezanih za životni vijek svih zaprimljenih i kreiranih dokumenata. Na dokumentima se uz funkcionalnost verzioniranja mogu pratiti promjene, a sustavno indeksiranje i klasifikacija omogućuje pojednostavljeno pretraživanje i dohvaćanje dokumenata.
S obzirom na to da digitalizacija ima dva smjera – ulazne i izlazne dokumente, neminovno je spomenuti rješenje za upravljanje, obrađivanje, uređivanje, digitalno potpisivanje, pohranjivanje i ispisivanje svih dokumenata neovisno o tome jesu li zaprimljeni u fizičkom ili digitalnom obliku.
Napomenimo da se dokumenti koji prvotno ne ulaze u digitalnom obliku mogu digitalizirati skeniranjem i fotografiranjem čime se osiguravaju preduvjeti za daljnu računalnu obradu. Funkcijom optičkog prepoznavanja teksta (Optical Character Recognition – OCR) se dobiju podaci spremni za daljnje korištenje u funkciji digitalne transformacije poslovnih procesa upravljanja dokumentima i privremene ili dugotrajne pohrane podataka.
Koje prednosti donosi nova Uredba?
Prema svemu navedenom, digitalizacija uzima maha u uredskom poslovanju Republike Hrvatske.
Osim unapređenja javnih usluga, kao u primjeru uvođenja e-računa, daje pozitivan impuls daljnjoj digitalnoj transformaciji gospodarskih subjekata.
Potrebe za fizičkim kolanjem dokumenata će se minimizirati, samim time smanjiti troškovi, potrebno vrijeme uštedjeti i povećati produktivnost. Uvođenjem navedenih promjena, fizičke arhive bi se trebale smanjiti na način da se čuva samo ono nužno.
Povećanje kontrole smanjuje mogućnosti grešaka, a suradnja će biti uvelike olakšana jer će svi sudionici procesa imati pravovremene informacije.
Svi procesi vezani uz upravljanje dokumentima će se standardizirati i optimizirati, što znači dodatnu uštedu vremena, a to u konačnici donosi kvalitetniju i bržu uslugu krajnjim korisnicima.
Osim ušteda u financijskom i vremenskom smislu, velika prednost je i transparentnost rada jer će se u svakom trenutku moći vidjeti gdje je, koliko dugo i kod koje službene osobe neki dokument bio u obradi i kad je otpremljen stranci.
Veliki je ovo korak u unapređenju sadašnjeg uredskog poslovanja tijela državne uprave. Unaprijeđeni procesi, smanjenje vremena i troškova uz minimalno korištenje fizičkih dokumenata put je kojeg stvaramo brojnim organizacijama, tvrtkama i tijelima državne uprave već godinama.
Ukoliko želite saznati više o rješenjima koja nudimo kako bi vaša organizacija uredsko poslovanje uspostavila u skladu s važećim regulatornim okvirom kao i potrebnim koracima za usklađivanje i kako ih optimalno provesti prilagođeno trenutnim okolnostima Vašeg okruženja, slobodno nas kontaktirajte!
