Scroll to top
en hr

5 izazova u pripremi i vođenju sastanaka odbora


I kako ih savladati?

U izrazito kompetitivnom okruženju kakvo danas vlada u većini industrija, strukturirano odlučivanje i planiranje upravnog odbora ili bilo kojeg drugog odbora tvrtke/organizacije i suradnja s izvršnim menadžmentom, od izuzetne je važnosti. Sastanak Upravnog odbora postavlja politiku i strateški smjer za korporaciju, javno trgovačko društvo, državno tijelo ili neprofitnu organizaciju.

S obzirom na važnost, nužno je da priprema i sama provedba sastanka bude što efikasnija, a suradnja maksimalno olakšana.

U osnovi pripreme svakog sastanka su potrebne informacije koje se često nalaze na različitim lokacijama – po emailovima, repozitorijima, tvrdim diskovima, među papirnatom dokumentacijom. Prikupljanje dokumentacije zna često biti izazov s kojim se susreću organizatori sastanka odbora.

01.

1. Sve potrebne informacije na jednom mjestu

Dokumenti koji bi prema agendi sastanka mogli zatrebati se nalaze na različitim medijima ili čak fizičkim mjestima. Fluidno pripremanje i održavanje sastanka postaje nemoguće, odnosno, neizbježan je veliki gubitak vremena pri pripremi dokumentacije za svaku točku agende.
Česti su slučajevi gdje sudionici nisu imali uvid u pojedinu dokumentaciju prije sastanka što također dovodi do narušavanja kontinuiteta.

board member on a meeting
02.

2. Lista sudionika sastanka

Svaka tematska cjelina agende podrazumijeva određeni broj relevantnih osoba koji su najbolje upoznati s problematikom. Ta činjenica naglašava važnost koju ima lista sudionika sastanka. Osim izazova sa sastavljanjem liste veliki dio posla se odnosi na pružanje svih potrebnih informacija glavnim akterima sastanka. Svaki sudionik bi unaprijed trebao znati svoju ulogu na sastanku kako bi se na vrijeme izvršile pripremne radnje. Bez obzira radi li se o sastancima uživo ili o online sastancima, cijeli tijek uvelike ovisi o prisutnosti svih relevantnih osoba, kao i o njihovoj pripremljenosti za sastanak kako bi svačiji obol omogućio maksimalnu efikasnost.

03.

3. Kreiranje relevantnih točaka dnevnog reda

S obzirom na dinamiku održavanja sastanaka, agenda mora postaviti temelje za angažman sudionika i produktivnost cijelog sastanka. Ako se stvaranje, podnošenje i distribucija prijedloga stavki dnevnog reda odvija na neefikasan način, često se ne obuhvate sve relevantne teme, a sve zajedno vrlo lako ode u smjeru „Ovaj je sastanak mogao biti e-mail“.

Board meeting in a bright room
04.

4. Sastanci skreću s puta

Strukturu svakom sastanku bi trebala dati agenda koja je na vrijeme dostavljena svakom sudioniku. Ponekad, unatoč agendi sastanci znaju otići u drugom smjeru. Otvaranje novih tema koje nisu dio dnevnog reda nisu rijetkost, a gubitkom fokusa, sastanci rezultiraju gubitkom vremena odnosno samo trajanje se zna uvelike odužiti.

05.

5. Od sastanka do sastanka teme se ponavljaju, rezultata nema

Čak i ako je za vrijeme sastanka odlučeno što se mora napraviti i zadaci su raspodijeljeni ljudima za obaviti, rijetko postoji sustav odgovornosti koji bi uvjetovao vremenske okvire i izvršenje pojedinih zadataka. Tada se često dogodi da se na sljedećim sastancima ponavljaju teme i zadaci jer do tada nisu izvršeni.

Priprema i vođenje sastanaka odbora

Održavanje sastanaka odbora zahtjevan je izazov u svakoj organizaciji budući da su upravo ti sastanci najčešće ključni za donošenje poslovnih odluka. Sudionici trebaju biti pravovremeno obaviješteni o temama i materijalima kako bi rezultati sastanka bili što učinkovitiji.

Kako bi priprema i samo održavanje sastanka/sjednice proteklo bez izazovnih situacija, napredna tehnološka rješenja omogućavaju podršku u svakom koraku procesa donošenja odluka.

Sveobuhvatno rješenje BoardPoint za upravljanje sastancima/sjednicama omogućuje lakše prikupljanje relevantnih informacija na jednom mjestu, pristup dokumentima koji se koriste na točkama dnevnog reda, pristup odlukama sa sastanaka, kreiranje i distribuiranje zadataka prema raspravljanim točkama. Ukratko, centralno mjesto za upravljanje sastancima, a samim tim i alat za donošenje strateških odluka.

BoardPoint meeting

Moduli BoardPointa

Prilikom pripreme sastanka u modulu Sjednice, važan dio predstavlja uključivanje relevantnih sudionika na sastanak. Kreirana lista omogućuje lakše praćenje i upravljanje pri čemu se svima šalju relevantne informacije za sastanak što uključuje i popratnu dokumentaciju i definiranu agendu.

Uvijek postoji šansa da će sastanak krenuti u drugom smjeru od predviđenog. No, zapisani dnevni red koji je svima vidljiv i sadrži potrebne podatke otežava gubitak fokusa. Ujedno, generiranje dokumenata kao što su Odluke i Zapisnici sa sastanaka olakšava pridržavanje rasporeda.

Koristeći se modulom Prijedlozi, korisnici izrađuju prijedloge točaka dnevnog reda koje su relevantne za njihovu poslovnu vertikalu. Olakšano predlaganje, razmjena dokumentacije i informacija, kao i odobravanje čini agendu diversificiranom uz podjednaku zastupljenost svih tema.

Generiranje dokumenata kao što su Odluke i Zapisnici sa sastanaka stvara repozitorij donesenih odluka na prethodnim sastancima i sjednicama. S modulom Upravitelj zadacima (Task manager) izrađuju se zadaci povezani s točkama dnevnog reda s rokom izvođenja i šalju osobama odgovornima za njihovo izvođenje.

Nakon održanog sastanka, sudionicima mogu automatski dostaviti Zapisnik i odluke koje su donesene na sastanku.

 

Cijela aplikacija je napravljena s korisnicima na umu i omogućava efikasnije planiranje i održavanje sastanaka i sjednica čime proces donošenja odluka uvodite u digitalnu sferu. Brojni su izazovi ispred organizatora sastanaka i sjednica, ali isto tako pred sudionicima. Budući da su u pitanju odluke koje postavljaju odrednice daljnjeg poslovanja tvrtke ili djelovanja organizacije, iskoristite prednosti koje vam donose napredna tehnološka rješenja i pridružite se desecima tvrtki, organizacija i državnih tijela koji organizaciju i realizaciju sastanaka odbora rade brže i efikasnije.

Želite doznati više o digitalnom donošenju strateških odluka?

Download free BoardPoint brochure


    Preuzimanjem ove brošure prihvaćate naša Pravila privatnosti i uvjete korištenja.

    Prihvaćam pravila privatnosti

    Related posts