Osnovne postavke digitalizacije
Bez obzira na to čime se bavite, 2 poslovna cilja svima su zajednička – poboljšati korisničko iskustvo i povećati efikasnost.
Kada je u pitanju rad s dokumentima, za ostvarenje ovih ciljeva ključne su dvije strateške odrednice:
Ako su u fizičkom, pretvaramo ih u elektronički oblik odmah pri ulasku u organizaciju.
Kreiramo, obrađujemo, pohranjujemo i čuvamo sve dokumente u elektroničkom obliku.
Kako bi ove strategije postale praksa, često je potrebno optimizirati određene poslovne procese. Aplikativna digitalizacija dokumentacije osigurava rad s dokumentima uz minimalan utrošak vremena i energije, pojednostavnjujući rad s digitalnim dokumentima u odnosu na rad s papirnatim.
Univerzalan pristup dokumentima bez obzira na oblik i lokaciju pohrane
Svaki zaprimljeni ili kreirani dokument potrebno je pohraniti i to na način da u slučaju potrebe što jednostavnije do njega dođemo. No, iako svima raspolažemo u digitalnom obliku, neke od njih je prema zakonu i dalje potrebno, određeno vrijeme, sačuvati i u (izvornom) fizičkom obliku.
Digitalizacijom izvornih papirnih dokumenata te adekvatnim označavanjem (indeksiranjem) digitaliziranih dokumenata, zahtjev za brzim pronalaskom digitalizirane dokumentacije svodi se na karakteristike i brzine računala, računalnih baza i ostale tehnologije koja se koristi u tom procesu te kvalitetnog, preciznog i točnog označavanja.
Kako bi upravljanje velikom količinom arhivirane dokumentacije bilo što jednostavnije te kako se ne biste zamarali činjenicom na koji način je ista zaprimljena, potrebno je osigurati sustav unutar kojeg iz jednog sučelja u svakom trenutku raspolažete informacijama gdje se nalazi svaki arhivirani dokument. Također, u slučaju upotrebe više različitih repozitorija u organizaciji (Alfresco, SharePoint, FileNet, OpenText, itd.), baziranih na različitim tehnologijama, osiguran je simultani rad i korištenje sustava.
Optimizacija upravljanja fizičkom arhivom
Hibridni pristup upravljanju zapisima te sustav praćenja lokacije svakog dokumenta omogućuje vam i optimizaciju upravljanja fizičkom arhivom, tako što vam je osigurano:
- pristupanje funkcionalnostima kroz sučelje rješenja ili postojeće aplikacije,
- fizičko pozicioniranje na više lokacija(privremeno u podružnicama ili trajno u skladištu),
- povezivanje (integracija) sa specijaliziranim, CAS (Content-Addressable Storage) sustavima pohrane,
- potpuno upravljanje arhiviranim materijalom (kreiranje, pretraživanje, reversi, izlučivanje, premještanje i uništavanje).
- potpuni nadzor rada arhive s pravima pristupa i detaljnim izvještajima.
Upravljanje fizičkom arhivom u 7 koraka
Priprema otpreme
Proces se sastoji od kreiranja kutije, pakiranja dokumentacije u kutije te nakon njihovog zatvaranja, pakiranja kutija u pošiljke. Svaki segment označen je svojim barkodom, čime je osigurana podrška za kontrolu transporta dokumenata između lokacija (od poslovnice do centralne lokacije).
Nakon zaprimanja otpreme (pošiljke u kutijama), kompletna dokumentacija se kontrolira, prema potrebi skenira te arhivira i pozicionira za:
- čuvanje (trajno ili privremeno na određeni rok),
- uništavanje i evidenciju uništenja,
- izdavanje reversa.
Zaprimanje otpreme
Kada zaprimite pošiljku i pregledate sadržaj kutije, isti je potrebno zaprimiti unutar aplikacije, tako da iz padajućeg izbornika odaberete jednu od sljedećih akcija:
• Primljeno u Arhivu,
• Nije primljeno u Arhivu,
• Primljeno u Arhivu (oštećeno).
Informacije o pošiljci – jesu li kutije zaprimljene, je li došlo do oštećenja u transportu, nedostaje li koji dokument i sl. vidljive su i vlasnicima dokumentacije (djelatnicima poslovnice) koji su kreirali kutije i poslali ih u Arhivu.
Nakon zatvaranja pogleda pošiljke, možete započeti sa skeniranjem te postupkom pozicioniranja kutije na polici unutar Trajne ili Privremene arhive.
Skeniranje dokumentacije
Unutar funkcionalnosti skeniranja za svaku vrstu dokumentacije postoji predefiniran poslovni proces u skladu s vašim specifičnim potrebama.
Nakon skeniranja sadržaja arhivske kutije, dokumente fizički vraćate u pripadajuću kutiju te započinjete fizičko i aplikativno pozicioniranje na police.
Arhiviranje i pozicioniranje dokumentacije
Djelatnik Centralne arhive uzima kutiju za spremanje u trajnu arhivu ili arhivu s rokom čuvanja te odabirom akcije Auto pozicioniranja, postavlja kutiju na prvu slobodnu poziciju u pripadajućoj arhivi.
Nakon spremanja, odnosno aplikacijskog pozicioniranja kutije, automatski je unutar aplikacije vidljiva njezina pozicija pohrane. Sustav omogućuje i ručno mijenjanje lokacije kutije odabirom postojeće slobodne pozicije u arhivi, čime se ranije rezervirana (popunjena) pozicija oslobađa.
Od trenutka aplikativnog kreiranja kutije pa sve do trenutka njenog uništavanja, korisniku je omogućeno kreiranje izvještaja kutije koji se dinamički mijenja ovisno o promjenama metapodataka sadržaja kutije (dodana nova vrsta dokumentacije, obrisana dokumentacija, promjena opisa sadržaja, promjena lokacije kutije…). Tako da i nakon pozicioniranja kutije na policu, pored digitalnog zapisa o sadržaju i lokaciji, postoji i vizualni prikaz sadržaja kutije koji se u formi izvještaja fizički lijepi na kutiju.
Povlačenje i vraćanje dokumentacije u Arhivu
Povlačenje iz fizičke arhive izvodi se kada stigne zahtjev korisnika za izdavanjem kutije (odnosno dokumentacije koja se u njoj nalazi) na uvid ili u ponovni rad.
Zahtjev za izdavanjem kutije na uvid moguć je isključivo na arhiviranim (pozicioniranim) kutijama u Arhivi.
Za sve izdane kutije čuva se inicijalna pozicija u arhivi kako bi se po povratku svaka mogla smjestiti na istu poziciju s koje je izdana.
Uništavanje dokumentacije
Sustav automatski javlja kada je kutiji istekao rok čuvanja kako bi se dokumentacija unutar nje mogla uništiti.
Nakon aplikacijskog uništavanja kutije status prelazi u „Uništena“ te se oslobađa pozicija za nove kutije. Uz status vidljivi su datum i ime korisnika koji je izvršio uništavanje.
Document Record Retention and Disposition politike
Sustav omogućuje da dokumente ili predmete određeni broj godina čuvate na jednom mjestu pohrane, a po isteku tog roka prebacuju se u drugi segment arhive. Također, u slučaju kada predmet postane dio sudskog procesa prebacuje se u poseban dio arhive - LegalHold.