Smanjite količinu papira u procesima - IT Sistemi
Scroll to top
en hr

Smanjite količinu papira u procesima


Roadmap digitalizacije rada s dokumentima u bankama

Trendovi i potrebe bankarskog sektora

Aktualni trendovi u bankarstvu uključuju inkrementalnu implementaciju parcijalnih digitalnih rješenja s naglaskom na:

  • mobilno i online bankarstvo,
  • razvoj digitalnog plaćanja i
  • istraživanje potencijala novih tehnologija kao što je Blockchain.

Prema dostupnim podacima, još 2011. godine banke su na globalnoj razini izdvojile gotovo 13 milijardi dolara za ulaganja u digitalne kanale, a trećina ukupnog digitalnog proračuna bila je namijenjena mobilnom bankarstvu. No važno je znati da naslijeđeni poslovni procesi vezani uz fizičku dokumentaciju više ne zadovoljavaju i ne podržavaju ni zahtjeve učinkovitog poslovanja, a ni današnjih klijenata koji razmišljaju digitalno.

To znači da je potrebno razmisliti o kohezivnoj strategiji digitalizacije koja obuhvaća sve procese upravljanja dokumentacijom u funkciji realizacije ušteda, smanjenja rizika i povećanja sigurnosti kao imperativa svakog modernog poslovanja.

5 područja digitalizacije rada s dokumentima

Prilikom digitalizacije rada s dokumentima potrebno je u obzir uzeti njihov cijeli životni ciklus – od nastanka unutar sustava ili od ulaska u sustav, do pohrane ili izlaska iz sustava. Sama provedba digitalizacije provodi se kroz pet osnovnih područja:

  1. Digitalizacija dokumenata
  2. Upravljanje sadržajem
  3. Automatizacija procesa
  4. Optimizacija procesa
  5. Transformacija procesa

1. Digitalizacija dokumenata

Osnovna ideja je sve nove dokumente stvarati u digitalnom obliku, a one zaprimljene u fizičkom obliku digitalizirati. Tako će se smanjiti fizička arhiva, stvoriti trenutni pristup dokumentima neovisno o lokaciji korisnika te eliminirati vjerojatnost gubitka dokumenata.

Zato je strategijom digitalnog poslovanja potrebno obuhvatiti implementaciju unificiranog rješenja za dohvat podataka iz različitih izvora kao što su: skeneri, MFP uređaji, email, virtualni printeri, Office pluginovi i razni načini lokalnog importa (watch folderi i slično) preko fiksnih ili mobilnih klijenata. Osim toga, rješenje treba podržavati centralno upravljanje i administraciju svih relevantnih poslovnih procesa digitalizacije, dostupnih za sve scenarije uredskog i mobilnog poslovanja.

2. Upravljanje sadržajem

Da bi zadovoljile osnovne uvjete digitalnog poslovanja u zadanim okvirima, banke danas moraju voditi računa o stalnom porastu broja državnih regulativa i standarda, kao i onih vezanih uz sigurnost podataka, uz uvijek prisutne korporativne propise. Vezana pravila upravljanja informacijama moraju se integrirati u primjenama ECM (Enterprise Content Management) rješenja.

Stoga strategija digitalizacije mora uzeti u obzir:

  • Striktnu politiku čuvanja i izlučivanja dokumenata

  • Velike količine fizičkih dokumenata

  • Konzistentnost dokumentacije i ljudski faktor

  • Ovlasti pristupa dokumentima

  • Usklađenost s regulativom

3. Automatizacija procesa

Osnovna premisa je smanjiti broj manualnih radnji, a bazira se na uvođenju elektroničkih formulara s automatiziranom populacijom i prijenosom podataka među različitim platformama i entitetima, uz automatizaciju potpisnog procesa neovisno o broju potpisnika. Time se značajno optimiziraju i ubrzavaju procesi interakcije s korisnicima kao što su otvaranje korisničkog računa i zahtjevi za kredite, ali i vezani pozadinski procesi.

4. Optimizacija procesa

Bez obzira na popularnost online i mobilnog bankarstva, u bankama još uvijek postoji veliki broj manualnih procesa koji su spori i stvaraju velike troškove te ostavljaju mogućnost za pogreške.

Sagledavanje end-to-end procesa i rekonstrukcija IT arhitekture dovodi do povećanja efikasnosti na način da banke mogu imati mnogo manje operativne jedinice koje obavljaju zadatke dodavanja vrijednosti poslovanju, uključujući složene procese poput sklapanja ugovora i aktivnosti koje zahtijevaju ljudsku intervenciju, kao što su financijski pregledi.

5. Transformacija procesa

Proces transformacije u digitalno poslovanje podrazumijeva korištenje novih tehnologija u svrhu promjene poslovnih modela i stvaranja novih prilika za rast prihoda i vrijednosti poslovanja. Postižemo je transformacijom korisničkog iskustva, proizvoda i usluga, procesa i organizacijske kulture/načina rada.

Prema Forbes Insights, Accelerate Business Value with Intelligent Automation (2019.) – transformacija procesa – od manualnog do potpuno digitalnog rada podrazumijeva:

  • Smanjenje potrošnje papira i direktnih troškova povezanih s tim operacijama
  • Automatiziranje operacija
  • Povećanje sigurnosti i smanjenje rizika od prijevara
  • Dodavanje i povezivanje digitalnih kanala (mobilnih i online)
  • Samouslužno i proaktivno angažiranje korisnika uz personaliziranu komunikaciju
  • Integraciju podataka između bankarskih sustava i vanjskih izvora
  • Automatiziranje usklađenosti za regulatorne i revizijske potrebe
  • Analiziranje procesa kako bi se utvrdilo što se dogodilo, što bi se moglo dogoditi i što treba učiniti

6 koraka digitalizacije rada s dokumentima

Poslovni procesi u bankama uglavnom se temelje na papirnim dokumentima koji često ograničavaju procesne promjene. Stoga je potrebno na strateškoj razini provesti projektne aktivnosti s ciljem digitalizacije svih dokumenata koje organizacija kreira i zaprima.

Provođenje takve strategije odvija se kroz implementaciju tipskih projekata u 6 koraka:

  1. Dematerijalizacija papira – napredni elektronički potpis
  2. Digitalizacija na svim kanalima – kvalificirani elektronički potpis
  3. Stvaranje hibridne arhive
  4. Automatizacija pozadinskih poslova u poslovnici i na centralnoj lokaciji
  5. Automatizacija internih procesa u banci
  6. Potpora strukturnom odlučivanju u banci
1.

Dematerijalizacija papira – napredni elektronički potpis

Jedna od prvih projektnih ideja digitalizacije u bankarskom poslovanju je optimizacija utroška FTE-ova i smanjivanje operativnih troškova u poslovnici. U svakodnevnom poslovanju, najveću količinu dokumenata kreira banka i verificira klijent s jednim ili više potpisa prilikom svake uplate ili isplate na šalteru. Takvi dokumenti čine od 50% do 80% dokumenata koji se operativno obrađuju u poslovnicama i čine veliki trošak u poslovanju.
Implementacijom naprednog elektroničkog potpisa, koji uspostavlja identitet sudionika u elektroničkom poslovanju i osigurava integritet podataka, zadržava se slično korisničko iskustvo, s mogućnošću odabira otisnutog fizičkog dokumenta ili elektroničkog dokumenta poslanog mailom ili unutar mobilnog bankarstva. Također, može se jednostavno i brzo integrirati u postojeća okruženja s minimalnim razvojnim i integracijskim potrebama te angažmanom IT odjela banke.

2.

Digitalizacija na svim kanalima – kvalificirani elektronički potpis

Ideja je da banka svojim klijentima omogući digitalno potpisivanje (bez odlaska u poslovnicu) unutar poslovnih procesa banke, a da klijent pri tom ne prolazi dugotrajnu i kompliciranu proceduru s nekom trećom stranom.
U tu svrhu banka omogućuje identifikaciju klijenta po važećim AML i KYC regulatornim zahtjevima te sukladno tome klijent dobiva potreban kvalificirani certifikat s kojim može potpisivati dokumente.
Za uspješnu implementaciju važno je omogućiti identično korisničko iskustvo na svim kanalima. Tako npr. klijent može započeti poslovni proces u poslovnici i završiti ga na mobilnom bankarstvu i obrnuto. Istovremeno zaposlenici mogu odobriti i potpisati dokumente sa svojih računala, pametnih telefona ili tableta kako bi ubrzali prodaju, ciklus odobrenja, pravni pregled i transakcije s različitim entitetima.

3.

Stvaranje hibridne arhive

Bez obzira jeste li dokument zaprimili u papirnom ili digitalnom obliku, koristeći model hibridne arhive, primjenom jednog sučelja omogućeno je raspolaganje informacijom gdje se nalazi svaki arhivirani dokument te se tako na optimalan način i sukladno poslovnom scenariju može upotrijebiti odgovarajući format dokumenta.
Centralizirani hibridni arhiv osigurava podršku poslovanju pozadinskih usluga i usluga u podružnicama kroz:
• fizičko pozicioniranje zapisa (privremeno u podružnicama ili trajno u skladištu),
• dematerijalizaciju fizičkih dokumenata i trajnu pohranu u digitalnom obliku,
• integrirano upravljanje elektroničkim dokumentima na konzistentan i učinkovit način od kreiranja do izlučivanja,
• jednostavno upravljanje putem integriranog ili samostalnog sučelja,
• integracije s različitim mehanizmima i sustavima osiguravanja dugotrajne nepromjenjivosti i neporecivosti podataka kao što su primjena arhivskog elektroničkog vremenskog žiga i CAS (Content-addressable storage) sustav pohrane.

4.

Automatizacija pozadinskih poslova u poslovnici i na centralnoj lokaciji

Primarni cilj automatizacije je pomoć u provedbi repetitivnih poslova. Neovisno o kojem je procesu riječ, na unificiran način možete raditi prihvat svih fizičkih i digitalnih dokumenata kao što su:
• platni nalozi,
• barkodirana dokumentacija,
• dokumentacija za kredit,
• GDPR osjetljivi dokumenti i sl.
Nakon prihvata slijedi razvrstavanje, indeksiranje i prema potrebi OCR u postupku skeniranja. Obrada i automatizacija dokumenata pokreće se iz istog sučelja te automatski usmjerava i pohranjuje na za to dediciranu lokaciju. Zahvaljujući RPA (Robotic Process Automation) tehnologiji sve ponavljajuće zadatke možete prepustiti softverskim robotima.
Prikupljeni podaci provjeravaju se upitima prema logičkim pravilima ERP sustava, ECM sustava ili bilo kojeg drugog izvora informacija, u svrhu povećanja točnosti i onemogućavanja grešaka u daljnjem tijeku obrade.

5.

Automatizacija internih procesa u banci

Digitalizacijom dokumenata koji sudjeluju u internim procesima otvarate put njihovoj automatizaciji. Protokol, nabava, odobravanje računa i upravljanje pritužbama samo su dio procesa koje možete djelomično ili potpuno automatizirati.
Također, uvijek je potrebno primjenjivati end-to-end sagledavanje i obuhvat procesa. Na primjeru procesa nabave i ugovaranja usluga prema trećim stranama, to podrazumijeva sustav koji podržava provođenje procesa od zahtjeva za nabavom do distribucije i realizacije ugovora.
I brojni HR procesi podložni su automatizaciji te primjeni umjetne inteligencije kako bi se ubrzalo upravljanje predmetnom dokumentacijom i osiguralo kvalitetno upravljanje pri izboru i zadržavanju ljudskih resursa, s posebnim naglaskom na zakonski propisanu mogućnost primjene udaljenog jednokratnog ili dugotrajnog kvalificiranog elektroničkog potpisa.

6.

Potpora strukturnom odlučivanju u banci

Donošenje poslovnih odluka koje će kreirati nove vrijednosti za banku i unaprijediti korisničko iskustvo ovisi o informacijama na kojima se temelje, stoga je važno da sve koje su relevantne budu i pravodobno raspoložive.
Prema tome, uz odgovarajuću platformu, digitalizacija poslovanja dodatno omogućuje brže i jednostavnije upravljanje sastancima, odborima i sjednicama, u funkciji brzog donošenja kvalitetnih odluka i osiguravanja njihove provedbe uz smanjenje troškova.
Takva platforma, za potporu strukturnom odlučivanju, treba omogućiti centralizirano upravljanje: prijedlozima, sastancima ili sjednicama, zadacima i njihovim provođenjem, istovremeno smanjujući mogućnost ljudske pogreške.
Naravno, sve funkcionalnosti dostupne su na bilo kojem uređaju kako bi se osigurao neometan rad na daljinu.
Implementacijom rješenja potpore strukturnom odlučivanju proces pripreme i održavanja sastanaka svih tijela banke se standardizira te postaje produktivniji, a rezultat je poboljšanje efikasnosti cjelokupnog poslovanja.

Marin Curavić

Marin Curavić

Business development manager

Related posts