Sve što trebate znati o digitalnom potpisivanju ugovora za zaposlenike

Trendovi na tržištu rada i kako HR odjeli drže korak

Tržište rada se drastično promijenilo posljednjih godina. Remote način rada je u eksponencijalnom rastu već godinama, a samim time HR odjeli i recruiteri imaju potrebu pratiti dinamiku naprednim tehnološkim rješenjima.

Elektroničko potpisivanje ugovora o radu olakšava proces zapošljavanja i tvrtkama, ali i njihovim zaposlenicima. Usprkos napretku u digitalizaciji procesa HR odjela i recruitera, papirnata dokumentacija je i dalje najčešći oblik realizacije poslova vezanih za zapošljavanje i zaposlenike. Otkrivamo vam stoga koje preduvjete je potrebno ispuniti za digitalno potpisivanje ugovora o radu, ali i koje prednosti donosi tvrtkama i zaposlenicima.

Preduvjeti za elektroničko potpisivanje ugovora za zaposlenike

Od 1. srpnja 2016. europska uredba eIDAS je definirala pravni okvir za digitalne potpise i dala im jednaku važnost kao i vlastoručnim potpisima. Potpis je pravno valjan i ne može se osporiti. Prema hrvatskom zakonu o radu vrijedi da je ugovor sklopljen elektroničkim putem kad su se strane suglasile o bitnim sastojcima, pri čemu se uporaba elektroničkog potpisa prilikom sklapanja ugovora uređuje posebnim propisima.

Vrste elektroničkih potpisa

Jednostavni elektronički potpis

Bilo koji potpis u digitalnom obliku (npr. navedeni potpis u emailu). Takve potpise u pravilu nije moguće koristiti u radu s javnim ili državnim online servisima, te takvi potpisi ne mogu nedvojbeno dokazati identitet potpisnika.

Napredni elektronički potpis

Ispunjava sljedeće zahtjeve:
• na nedvojben način je povezan s potpisnikom;
• omogućava identificiranje potpisnika;
• izrađen je korištenjem podataka za izradu elektroničkog potpisa koje potpisnik može, uz visoku razinu pouzdanja, koristiti pod svojom isključivom kontrolom i
• povezan je s njime potpisanim podacima na način da se može otkriti bilo koja naknadna izmjena podataka.
Napredni elektronički potpisi se mogu sigurno koristiti za potpisivanje online ugovora, dopisa, elektroničke pošte ili drugih digitalnih isprava, te kao takvi u sudskim postupcima vrijede kao dokaz da je određena osoba potpisala određenu ispravu.

Kvalificirani elektronički potpis

Zakonski je izjednačen s vlastoručnim potpisom. Izrađen je pomoću kvalificiranih sredstava za izradu elektroničkog potpisa i temelji se na kvalificiranom certifikatu za elektroničke potpise.
Ugovor o radu sklopljen u elektroničkom obliku, potpisan kvalificiranim elektroničkim potpisom koji je izrađen uporabom kvalificiranog certifikata, a u skladu s eIDAS odredbom ispunjava uvjet pisanog oblika iz članka 14. Zakona o radu. Drugim riječima, ugovor o radu potpisan kvalificiranim elektroničkim potpisom ekvivalent je papirnatom obliku potpisan vlastoručno.

Zašto potpisivati ugovore o radu digitalno?

HR odjeli i recruiteri sve češće koriste digitalno potpisivanje u ugovorima o radu, odnosno anexima istih. Evo samo nekih prednosti koje im to donosi:

Pravno osigurano udaljeno potpisivanje

Zaposlenik može momentalno potpisati ugovor bez obzira gdje se nalazi, a digitalni potpis je iskoristiv i kao dokaz na sudu. S obzirom na današnje trendove u radnim navikama i veliki broj zaposlenika koji odrađuju svoje poslovne obaveze iz home officea, udaljeno potpisivanje ugovora o radu i aneksa daje slobodu i uvelike štedi vrijeme pri realizaciji HR i recruiterskih procesa.

Jednostavno i ekonomično

Pojednostavljeno kreiranje, potpisivanje i pohrana dokumenata pri čemu se troši manje vremena i smanjuju troškovi potrebni za ispis dokumentacije i arhiviranje.

Odgovorno

Smanjena potrošnja papira dovodi do odgovornog društvenog ponašanja u kontekstu održivog razvoja.

Digitalna transformacija obuhvaća sve sfere poslovanja, a upravljanje ljudskim potencijalima zasigurno čini jedan od važnijih faktora u uspješnoj digitalnoj evoluciji tvrtke. Nalazimo se u izrazito dinamičnom periodu u kontekstu ljudskih potencijala. Način rada se promijenio, ali u skladu s time je nužna i prilagodba procesa zapošljavanja odnosno svih aktivnosti koje provode odjeli ljudskih resursa. Jedino na taj način je moguće ostati konkurentan i atraktivan na tržištu rada.