E-potpisivanjem otvorena vrata end to end digitalizaciji poslovanja
Scroll to top
hr

E-potpisivanjem otvorena vrata end to end digitalizaciji poslovanja

Online event IT’S time to e-sign: E-potpisivanje, imperativ poslovanja u digitalnom okruženju, još jednom je pokazao kako je elektroničko potpisivanje postalo neophodan i očekivan alat u poslovanju. Bez iznimke može zamijeniti vlastoručni potpis u svim scenarijima – što su na svojim primjerima pokazali Triglav osiguranje d.d. i Raiffeisenbank Austria d.d., a predstavljanjem regulatornog okvira cijelu priču potvrdilo je Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja. Dodatni pokazatelj važnosti teme elektroničkog potpisivanja svakako su bili veliki interes publike i brojna pitanja.

IT'S time to e-sign

Smanjenje troškova i operativnih poslova

Kako bi se što lakše udovoljilo regulatornim zahtjevima, reduciralo velike količine fizičkih dokumenata i riješilo problematiku njihovog arhiviranja, Triglav osiguranje je prepoznalo e-potpisivanje kao put do rješenja svih navedenih izazova. Tako su do sada implementirali:

Upravo tzv. lockdown i udaljeni način rada pred mnoge su stavili različite izazove pa tako i u sektoru osiguranja, ali kako objašnjava Hrvoje Krajačić – Voditelj projekta Uvođenje elektroničkog potpisa u Triglav osiguranju, oni su bili spremni: „U vrijeme covid krize nije bilo prikladno da naši zastupnici idu na lokacije korisnika, ali zahvaljujući tehnologiji DMS sustava koji koristimo i udaljenog elektroničkog potpisivanja, u Triglav osiguranju nismo osjetili nikakve poteškoće u pružanju usluga osiguranja našim korisnicima.“

IT'S time to e-sign

Znatno smanjenje troškova, usklađenost s regulativom, sigurnost arhive dokumenata, brži način rada s većim fokusom na klijente i njihove potrebe pa tako i veća konkurentnost, samo su dio prednosti koje je e-potpisivanje donijelo Triglav osiguranju.

A kako je gospodin Krajačić istaknuo, udaljenim SMS-OTP potpisom riješili su probleme potpisivanja nevezane za covid krizu: „Postoje brojne druge situacije u kojima naši klijenti nisu fizički dostupni, pogotovo kada su u inozemstvu znalo se jako dugo čekati na potpis. Sada u kojem god dijelu svijeta se nalaze naši klijenti mogu potpisivati u svega nekoliko sekundi, a potpisani primjerci dokumenta dolaze njima i nama na mail.“

Digitalni potpis – preduvjet za ispunjenje strateških ciljeva

Strateško opredjeljenje Raiffeisenbank Austria d.d. je do 2025. biti digitalni prvak s preko 70% klijenata akviziranih putem digitalnih kanala. Da su na dobrom putu dokazuje kontinuirano ulaganje u inovacije i digitalni razvoj još od početka 2000-ih, dok elektroničko potpisivanje, kao trenutno jedan od važnijih projekata u ovoj sferi, dodatno potvrđuje fokusiranost na cilj.

IT'S time to e-sign

Zbog osjetljivosti bankarskih proizvoda kao što su krediti, u implementaciji rješenja za e-potpisivanje inzistiralo se na usklađenosti sa svim sigurnosnim i regulatornim zahtjevima, a na čemu je još bio naglasak tijekom implementacije, predstavio je Ivan Knezović, Izvršni Direktor IT-a, Raiffeisenbank Austria d.d.: „Budući da ovo nije rješenje za samo jedan proces, nego planiramo sve naše procese maksimalno digitalizirati, bilo nam je jako važno da rješenje podržava sve propisane razine potpisa i kvalificirani i napredni pa čak i jednostavni za najmanje osjetljive scenarije. A tu je i podrška e-ugovaranju s procesima koji omogućavaju potpisivanje više dokumenata unutar jedne transakcije.

Kako je u RBA uvijek naglasak na korisniku i kvaliteti njegovog iskustva u odnosu s bankom, ne skrivaju zadovoljstvo upotrebe udaljenih certifikata: „Ono što će nam svima olakšati život i omogućiti kvalitetno korisničko iskustvo su udaljeni certifikati koji mogu biti izdani trajno, ali i jednokratno za potpisivanje jednokratnih transakcija – što je važno kako bi klijent bez ikakvih predradnji, odlaska u Finu, odlaska u poslovnicu ili korištenja posebnih uređaja, mogao potpisati određeni ugovor“ objašnjava gospodin Knezović.

Pravni pogled na e-potpisivanje

Manji troškovi, brži i efikasniji poslovni procesi te bolje korisničko iskustvo 3 su glavna razloga za implementaciju rješenja e-potpisivanja. S druge strane činjenica je da uvođenje rješenja e-potpisivanja podrazumijeva određenu investiciju i donosi brojne promjene, ali još uvijek najčešći kamen spoticanja su nedostatak poslovne prakse i nejasna pravna regulativa.

U rješavanju oba slučaja, naglasak se stavlja na širenje provjerenih informacija i edukaciji tržišta jer kako pojašnjava Damir Popović, CEO IT Sistema, pravni okvir ipak postoji već duže vrijeme: „Od donošenja eIDAS uredbe na razini EU 2016. postoji regulatorni okvir e-potpisivanja koji vrijedi i za Republiku Hrvatsku te ne postoji formalno pravni razlog za ne korištenje e-potpisa. Izazov je bio nedostatak dodatnih podzakonskih akata, ali u ovom trenutku nema nikakvih zapreka da se elektronički potpis koristi za bilokakav vid poslovanja i bilokakav vid transakcija u svakodnevnom životu.

IT'S time to e-sign

Nakon razjašnjavanja vrsta e-potpisa i njihove primjene u različitim scenarijima, dodatan naglasak je stavljen na arhiviranje dokumentacije: „Uobičajeno je da jedan predmet sadrži fizičke i digitalne dokumente. U takvoj situaciji hibridni pristup upravljanju arhivom omogućuje istovremeni rad s fizičkim i elektroničkim dokumentima, a upravljanje zapisima s politikama čuvanja i uništavanja usklađeno je sa zakonskim i regulatornim zahtjevima“ dodao je gospodin Popović.

ePotpisi kao usluge povjerenja

Iako su i prije eIDAS-a postojale direktive koje su regulirale elektroničko potpisivanje, tvrtke u RH, pa i šire, nisu se odlučivale na njegovu primjenu u svom poslovanju. „eIDAS je uključen u Provedbeni zakon 2017., ali za tržište je najznačajnija bila 2019. godina kada donosimo Pravilnik o pružanju i korištenju usluga povjerenja, budući da je u njemu detaljno raspisano sve o automatiziranom i udaljenom elektroničkom potpisivanju i pečatiranju te pravilima koja se koriste za udaljenu identifikaciju, odnosno video identifikaciju“ istaknula je Maja Radišić Žuvanić – Voditeljica Službe za digitalno gospodarstvo, Ministarstva gospodarstva i održivog razvoja.

Povjerenje je ključno za primjenu e-potpisa

Poduzeća i pojedinci uključeni u razne elektroničke transakcije moraju imati povjerenje u sigurnost svih oblika elektroničke komunikacije, osobito moraju biti sigurni da dokumenti koje šalju elektroničkim putem nisu izmijenjeni na bilo koji način i da se pošiljatelj može lako prepoznati odnosno identificirati.

Povjerenje kao temelj svake poslovne i trgovačke aktivnosti, može se povećati upravo primjenom elektroničkih potpisa i ostalih usluga povjerenja kao što su:

  • ePečat – za ovjeru elektroničkih dokumenata u kojima nije potreban elektronički potpis, ali autentičnost i integritet dokumenta ipak trebaju biti osigurani (osigurava izvornost i cjelovitost podataka nekog e-dokumenta)
  • eVremenski žig – označava i povezuje podatke u elektroničkom obliku s određenim vremenom i time jamči da su točno ti podaci postojali u točno to vrijeme.
IT'S time to e-sign

Kao dvije iznimno korisne i s regulatorne strane odobrene funkcionalnosti, gospođa Radišić Žuvanić istaknula je udaljeno i automatsko potpisivanje: „Udaljeno potpisivanje omogućuje još veću mobilnost korisnika. U praksi to znači da ne moramo imati hardverski kripto uređaj da bismo elektronički potpisivali, već bilo kada, bilo koji elektronički dokument još brže i jednostavnije potpisati. A olakšanje donosi i automatizirano potpisivanje, zahvaljujući kojem direktor može dati ovlast zaposleniku da u određenim situacijama njegove odsutnosti provede serversko potpisivanje dokumenata, npr. da računalo automatski potpisuje veću količinu dokumenata.

Evolucija e-potpisivanja

Elektroničko potpisivanje nije krenulo od jučer niti od pojave Covida. Te su okolnosti samo ubrzale prirodnu evoluciju poslovanja.

Brzina i jednostavno korisničko iskustvo, veća efikasnost transakcija, optimizacija troškova, usklađenost s regulativom, sigurnosni standardi, sve su to činjenice koje su na strani upotrebe elektroničkog potpisa u odnosu na vlastoručni potpis.

Da, kratkoročno možemo na e-potpisivanje gledati kao rješenje bez kojega smo do sada mogli, preživjeli smo i krizu bez njega, ali evolucija je nepobitna i ako se dugoročno ne mijenjamo i ne uvodimo promjene u poslovanje kad-tad inercija dolazi na naplatu.

Kako uvesti e-potpisivanje u organizaciju

Važno je biti svjestan svih promjena koje uvođenje ovakvog rješenja donosi u organizaciju i naravno straha od tih istih promjena koji je potpuno prirodan. Također, treba imati na umu da se poslovanje ne mijenja nekim „danom D“ i ne postoji čarobni štapić elektroničkog potpisa, blockhaina ili drugih tehnologija koji će preko noći sve procese rada s fizičkim dokumentima prebaciti u elektroničke, ali treba krenuti u skladu s mogućnostima“ zaključuje Marin Curavić, BDM IT Sistema i domaćin IT’S time to e-sign online eventa.

Iskustvo je pokazalo kako se neovisno o veličini organizacije i kompleksnosti procesa put kroz implementaciju rješenja e-potpisa obično odvija u ovih 6 koraka:

  1. identifikacija i analiza poslovnih zahtjeva,
  2. prijedlog poboljšanja poslovnog procesa i tehničkog rješenja,
  3. odabir implementacije – cloud ili vlastita okolina,
  4. ad hoc rad kao dobar početak,
  5. implementacija quick win scenarija,
  6. kompleksna integracija i automatizacija.

Ispunite obrazac i pogledajte snimku webinara.

E-potpisivanje, imperativ poslovanja u digitalnom okruženju

    Pristupanjem linku na video prihvaćate naša Pravila privatnosti i uvjete korištenja.

    Prihvaćam pravila privatnosti
    Želim se pretplatiti na ITS newsletter

    Related posts