Dubinskim snimanjem procesa postavite zdrave temelje optimizacije vašeg poslovanja
Scroll to top
en hr

Dubinskim snimanjem procesa postavite zdrave temelje optimizacije vašeg poslovanja

Optimizacija procesa redoviti je postupak  svake zdrave organizacije. Na njoj često rade in-house poslovni analitičari koji su uključeni u implementaciju i provođenje procesa, a vrlo vjerojatno i u sve izmjene procesa u nekom dužem vremenskom periodu.

Naravno, takve aktivnosti su itekako poželjne no nažalost in-house poslovni analitičari često su fokusirani na poznate probleme ili želju da ih izbjegnu te postoji vjerojatnost da ne uspiju uočiti sva mjesta za poboljšanje. Također, neka poboljšanja ne mogu se provesti samo na jednom procesu već se promjene protežu kroz cijelu organizaciju pa je potrebno uključiti viši management.

Zbog toga, prije nekih većih odluka ili kapitalnih ulaganja organizacije nerijetko traže objektivnu analizu i mišljenje eksternih poslovnih analitičara. Uglavnom su to situacije u kojima žele:

  • povećati konkurentnost na tržištu (npr. fokus na kraće vrijeme isporuke proizvoda/usluge ili manje troškove)
  • uvesti novu uslugu ili kanal prodaje i komunikacije s klijentima
  • smanjiti troškove
  • provesti regulatorne izmjene koje zahtijevaju implementaciju nekih novih koraka u svim procesima.

Kako bi se došlo do potpune slike trenutnog stanja i optimalne preporuke, potrebno je posvetiti se poslovnoj analizi baziranoj na dubinskom snimanju procesa.

4 koraka dubinskog snimanja i optimizacije procesa

Osnovni elementi snimanja procesa su: istraživanje, dokumentiranje i analiza, a samo dubinsko snimanje procesa podrazumijeva korake:

  1. Analiza postojećeg stanja i procesa
  2. Dokumentiranje postojećega stanja (AS IS)
  3. Analiza budućeg i željenog stanja
  4. Dokumentiranje budućeg i željenog stanja (TO BE)

Pri tom je važno identificirati najkritičnije procese unutar poslovanja i osigurati im prioritet pri identifikaciji procesa koji se trebaju detaljno analizirati.

Analiza postojećeg stanja i procesa

Ovaj prvi korak odvija se kroz dvije faze – kreće se s identificiranjem procesa, a onda slijedi detaljno prikupljanje informacija o procesu.

U fazi identifikacije procesa definiramo koji će poslovni procesi biti dio analize te identificiramo sudionike svakog pojedinog procesa. Za ovu aktivnost predviđene su radionice s ključnim vodstvom organizacije nakon kojih dobivamo odgovore na pitanja „Koje poslovne procese želimo unaprijediti?“ i „Tko su nam koordinatori za pojedine procese?“.

Faza prikupljanja informacija ima za cilj prikupiti što više informacija o procesima kako bi se osiguralo potpuno razumijevanje poslovnih potreba, problema s kojima se organizacija suočava, ciljeva, željenog opsega poboljšanja i drugih aspekata analize.

Sljedeće aktivnosti uključuju sve sudionike – rukovoditelje i djelatnike koji izravno provode i nadziru svaki pojedini postupak unutar procesa. Tako se dolazi do cjelovite i točne slike cijeloga procesa te njegovog trajanja:

  1. Radionice – prezentacije procesa
  2. Intervjui
  3. Izravno promatranje – rad na terenu i mjerenja
  4. Ankete
  5. Radionice – sastanci grupe

Dokumentiranje postojećega stanja (AS IS)

Nakon analize, postojeće stanje je potrebno adekvatno dokumentirati kroz sve prepoznate glavne elemente, definirati procese kroz dijagrame te izmjeriti njihovu učinkovitost.

Dokumentiranje AS IS stanja fokusira se na kategorije:

  1. End-to-end slika procesa
  2. Prikaz pojedinih koraka u procesu
  3. Prikaz sudionika u koracima procesa
  4. Vrijeme potrebno da se postigne primarni cilj tog procesa vs. Ukupno vrijeme utrošeno na cijeli proces
  5. Troškovi izvršenja procesa, uključujući broj involviranih FTE-a (Full-time equivalent)
AS IS diagram

Analizom budućeg i željenog stanja do redizajna postojećih procesa

U ovoj fazi, cilj je definirati buduće stanje poslovnog procesa u organizaciji – kako će funkcionirati nakon izvršenja tehnoloških ili poslovnih promjena. Analiza budućeg i željenoga stanja nastaje na osnovu prvog koraka – analize postojećeg AS IS stanja.

Redizajn procesa obuhvaća optimizaciju i standardizaciju procesa. Na odabranim procesima provodi  se analiza s ciljem njihove optimizacije i standardizacije. Pri optimizaciji procesa moguća su dva pristupa: unaprjeđenje poslovnih procesa i reinženjering poslovnih procesa.

Međusobno se razlikuju po tome što se koncept unaprjeđenja oslanja na pristup rješavanju problema, a reinženjering na promjenu načina funkcioniranja poslovnog procesa.

Unaprjeđenje poslovnih procesa (engl. Business Process Improvement – BPI) podrazumijeva da se postojeći proces postupno poboljšava (unaprjeđuje), a karakterizira ga:

  • Pristup odozdo prema gore (engl. bottom up) unutar organizacija ili funkcijskih grupa
  • Fokus na postojećim procesima
  • Učinkovitost je poboljšana za određeni postotak
  • Smatra se manje riskantnim od reinženjeringa poslovnih procesa

Reinženjering poslovnih procesa (engl. Business Process Re-Engineering – BPR) koristi se kada je potrebna radikalna promjena, a podrazumijeva:

  • Obrisati postojeće i početi iznova
  • Pristup odozgo prema dolje (engl. top down) kroz odjele ili funkcijske grupe
  • Fokus na potrebnim ishodima
  • Učinkovitost je za višestruko puta poboljšana
  • Smatra se radikalnom promjenom i time riskantnijom

Dokumentiranje budućeg i željenog stanja (TO BE)

Po završetku analize, dokumentira se buduće i željeno stanje procesa kroz sve elemente i dijagrame prikupljene u AS IS analizi, s jasno označenim točkama poboljšanja u pripadnim dijagramima i drugim pokazateljima.

to be diagram

Dokumentiranje budućeg i željenog stanja fokusira se na:

  1. Dijelove procesa koji se mogu automatizirati
  2. Dijelove procesa koji se mogu robotizirati
  3. Dijelove procesa koji više nisu potrebni
  4. Vrijeme potrebno za izvršenje procesa nakon optimizacije (vrijeme do cilja i ukupno vrijeme)
  5. Trošak procesa nakon optimizacije

Pristup provedbi

Sama provedba projekta bazira se na Agilnoj metodologiji sa Scrum pristupom, a analiza se provodi upotrebom BPMN (Business Process Model and Notation) alata. Bilo koji postupak opisan s BPMN-om predstavljen je kao niz koraka (aktivnosti) koji se provode slijedom ili istodobno prema određenim poslovnim pravilima. Zahvaljujući grafičkom prikazu lako ga mogu razumjeti svi, od poslovnog analitičara do dionika. Za detekciju prostora za poboljšanja i optimizaciju primjenjuje se VSM (Value stream mapping) metoda.

scrum
BPMN

Objektivnost i agilnost – put do konkurentnosti

U industrijama koje su pod utjecajem bržeg tehnološkog napretka potrebno je što češće revidirati vlastite procese jer nove organizacije koje se pojavljuju na tržištu postavljaju procese prema novim standardima. S njima u korak mogu se nositi samo oni koji su spremni objektivno sagledati svoje poslovne procese i agilno ih mijenjati prije nego osjete pad konkurentnosti.

Rezultat dubinskog snimanja i analize su predviđene uštede na jednom ponavljanju procesa ili na jednogodišnjem primjeru za tu organizaciju temeljem povijesnih podataka.

Za koliko smanjiti uključenost ljudskih resursa u procesu, kako povećati opseg proizvodnje, kako brže pružiti neku uslugu, kako smanjiti dokumentaciju u fizičkom (papirnatom) obliku – samo su neka od pitanja na koja ćete lakše odgovoriti.

Neke predložene izmjene mogu se napraviti odmah i bez većih ulaganja. Takve „low hanging fruits“ izmjene najčešće se prvo provode, a za sve ostale, organizacije će imati dovoljno informacija za napraviti projekciju svojih ulaganja i ušteda. Tako će imati jasnu sliku u kojem vremenskom periodu navedena poboljšanja donose značajnu uštedu.

Related posts