Olakšajte proces donošenja formalnih odluka – prebacite ga u digitalnu sferu

Brzo i transparentno donošenje formalnih odluka u velikim sustavima jedan je od većih poslovnih izazova. Potrebno je zadovoljiti cijeli niz eksternih i internih regulatornih zahtjeva, uvažavajući definirane procese odlučivanja.

Tehnologije koje omogućuju definirano i strukturirano upravljanje dokumentacijom, njenu digitalizaciju i kolaboraciju dugo su prisutne na tržištu. Kao ključni faktori za uspjeh u korporativnom okruženju pokazali su se:

1. tehnologije koje će s jedne strane osigurati visoke funkcionalne standarde pri odobravanju raznih materijala, dokumenta, akata, procedura itd.
2. te s druge strane skalabilna platforma koja će biti u mogućnosti pohraniti veliku količinu dokumentacije, ali isto tako i omogućiti brz i učinkovit pristup određenim dokumentima po jasno definiranim indeksima, odnosno metapodacima.

Standardizacija procesa

Navedena tehnologija isto tako trebala bi imati mogućnosti osigurati velik broj specijaliziranih „must have“ funkcionalnosti, prvenstveno na sjednicama, ali i drugim odborima, čime bi se standardizirao i digitalizirao sam proces odobravanja odnosno odlučivanja.

Sigurno okruženje

Također, potreban je kvalitetan security čime bi se osiguralo uspješno upravljanje osjetljivim informacijama i dokumentima. Posljedično, logički se kao rješenje nameće web enterprise rješenje koje bi između ostalog uključivalo modeliranje poslovnih  procesa (BPM) i pohranu velikog broja dokumenata (DMS).

Pretraživanje i upravljanje dokumentacijom

Kako u velikom sustavu pronaći traženi dokument i kako upravljati ogromnim količinama dokumenata izazov je koji su brojne kompanije riješile korištenjem multi kolaboracijskih platformi velikih proizvođača od kojih je jedna od najpoznatijih Microsoft Sharepoint.

Upravo Sharepoint, među ostalim, omogućuje implementaciju sustava za digitalizaciju sjednica i procesa donošenja formalnih odluka koji je logičan idući korak u procesu digitalizacije poslovanja.

Zbog velikog broja regulatornih zahtjeva koje moraju poštivati, banke su među prvima prepoznale prednosti ovakve tehnologije i postavile standarde koji mogu poslužiti kao smjernice.

Standard koji je trenutačno najtraženiji i pokazao se optimalnim je donošenje odluka na sjednicama i njihovo arhiviranje u zaseban registar odluka, odnosno arhivu, koja će kasnije biti na raspolaganju ovlaštenim osobama sukladno definiranim pravilima.

Za optimalno upravljanje sjednicama proces dijelimo na 5 ciklusa:

1. sjednice u pripremi,
2. objavljene sjednice,
3. održavanje sjednice,
4. arhivirane sjednice
5. i upravljanje zadacima prema donesenim odlukama.

U samoj digitalnoj pripremi sjednice potrebno je definirati točke sjednice – ručno na nivou sjednica ili automatski kreirati kroz workflow proces odobravanja odluka i materijala koji prethode sjednicama. Nakon što se defniraju točke i podtočke sjednica te pripadajuća dokumentacija, potrebno je odrediti sudionike te objaviti sjednicu. Agenda sjednice šalje se na uvid odgovornim osobama koje je mogu komentirati te prema potrebi mijenjati. U pripremi moguće su klasične CRUD operacije nad točakama i sudionicima sjednice, kao i drugim objektima.

Samo objavljivanje sjednice, između ostalog, uključuje sljedeće funkcionalnosti:

• email notifikacije,
• mogućnost automatskog pohranjivanja dokumentacije u raspored sudionika
• i link na točke sjednice o kojima će se raspravljati.

U ovoj fazi pute PC-a, tableta ili mobitela omogućeno je elektroničko glasovanje (bitno kod udaljenih sudionika sjednice) i prebrojavanje glasova te kreiranje dokumenata na temelju predložaka od kojih su najčešći – generirane Odluke i MoM dokumenti, ali i drugi dokumenti u skladu sa specifičnostima poslovanja.

Po objavi odluka sjednice i odrađenim aktivnostima, sjednica se zatvara uz mogućnost arhiviranja nakon čega naknadne izmjene nisu dopuštene.

Donesene odluke i zadaci dodjeljuju se kao folow up odgovornoj osobi koja na mail dobiva notifikaciju s linkom na zadatak. Tu je i mogućnost definiranja eskalacijskih mailova kao upozorenje isteka roka kako bi se odluke provele na vrijeme.

U cijelom procesu postoji još nekoliko funkcionalnosti koje se često rado koriste, kao što su:

• definiranje tajnih i javnih točaka sjednice,
• dinamičko dodavanje i brisanje/mijenjanje sudionika sjednica, kao i sudionika na distribucijskoj listi.

Po odobrenju dokumenata, isti se prosljeđuju u zaseban registar gdje se pohranjuju i objavljuju ovlaštenim osobama. Naravno, navedeno je moguće integrirati tako da se objavljene odluke putem web servisa prosljeđuju i dalje u druge DMS-ove koje korporacija koristi. Postoji i mogućnost kvalitetnog reportinga korištenjem MS SSRS-a koji omogućuje velik spektar potrebnih izvještaja.

Digitalizacija sjednica i procesa donošenja formalnih odluka dolaze kao idealna nadogradnja na strategiju digitalizacije upravljanja dokumentima unutar velikih i složenih sustava te tako pridonose centraliziranosti i transparentnosti. U konačnici osigurava se optimizacija rada i bolja suradnja između odjela.