Online event IT’S time to e-sign: E-potpisivanje, imperativ poslovanja u digitalnom okruženju, još jednom je pokazao kako je elektroničko potpisivanje postalo neophodan i očekivan alat u poslovanju. Bez iznimke može zamijeniti vlastoručni potpis u svim scenarijima – što su na svojim primjerima pokazali Triglav osiguranje d.d. i Raiffeisenbank Austria d.d., a predstavljanjem regulatornog okvira cijelu priču potvrdilo je Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja. Dodatni pokazatelj važnosti teme elektroničkog potpisivanja svakako su bili veliki interes publike i brojna pitanja.
Smanjenje troškova i operativnih poslova
Kako bi se što lakše udovoljilo regulatornim zahtjevima, reduciralo velike količine fizičkih dokumenata i riješilo problematiku njihovog arhiviranja, Triglav osiguranje je prepoznalo e-potpisivanje kao put do rješenja svih navedenih izazova. Tako su do sada implementirali:
- napredni e-potpis putem potpisnih ekrana na 70 prodajnih mjesta u RH,
- napredno e-potpisivanje putem mobilne aplikacije koju upotrebljava preko 300 korisnika
- i napredni SMS-OneTimePassword potpis za udaljeni način rada.
Upravo tzv. lockdown i udaljeni način rada pred mnoge su stavili različite izazove pa tako i u sektoru osiguranja, ali kako objašnjava Hrvoje Krajačić – Voditelj projekta Uvođenje elektroničkog potpisa u Triglav osiguranju, oni su bili spremni: „U vrijeme covid krize nije bilo prikladno da naši zastupnici idu na lokacije korisnika, ali zahvaljujući tehnologiji DMS sustava koji koristimo i udaljenog elektroničkog potpisivanja, u Triglav osiguranju nismo osjetili nikakve poteškoće u pružanju usluga osiguranja našim korisnicima.“
Znatno smanjenje troškova, usklađenost s regulativom, sigurnost arhive dokumenata, brži način rada s većim fokusom na klijente i njihove potrebe pa tako i veća konkurentnost, samo su dio prednosti koje je e-potpisivanje donijelo Triglav osiguranju.
A kako je gospodin Krajačić istaknuo, udaljenim SMS-OTP potpisom riješili su probleme potpisivanja nevezane za covid krizu: „Postoje brojne druge situacije u kojima naši klijenti nisu fizički dostupni, pogotovo kada su u inozemstvu znalo se jako dugo čekati na potpis. Sada u kojem god dijelu svijeta se nalaze naši klijenti mogu potpisivati u svega nekoliko sekundi, a potpisani primjerci dokumenta dolaze njima i nama na mail.“
Digitalni potpis – preduvjet za ispunjenje strateških ciljeva
Strateško opredjeljenje Raiffeisenbank Austria d.d. je do 2025. biti digitalni prvak s preko 70% klijenata akviziranih putem digitalnih kanala. Da su na dobrom putu dokazuje kontinuirano ulaganje u inovacije i digitalni razvoj još od početka 2000-ih, dok elektroničko potpisivanje, kao trenutno jedan od važnijih projekata u ovoj sferi, dodatno potvrđuje fokusiranost na cilj.
Zbog osjetljivosti bankarskih proizvoda kao što su krediti, u implementaciji rješenja za e-potpisivanje inzistiralo se na usklađenosti sa svim sigurnosnim i regulatornim zahtjevima, a na čemu je još bio naglasak tijekom implementacije, predstavio je Ivan Knezović, Izvršni Direktor IT-a, Raiffeisenbank Austria d.d.: „Budući da ovo nije rješenje za samo jedan proces, nego planiramo sve naše procese maksimalno digitalizirati, bilo nam je jako važno da rješenje podržava sve propisane razine potpisa i kvalificirani i napredni pa čak i jednostavni za najmanje osjetljive scenarije. A tu je i podrška e-ugovaranju s procesima koji omogućavaju potpisivanje više dokumenata unutar jedne transakcije.“
Kako je u RBA uvijek naglasak na korisniku i kvaliteti njegovog iskustva u odnosu s bankom, ne skrivaju zadovoljstvo upotrebe udaljenih certifikata: „Ono što će nam svima olakšati život i omogućiti kvalitetno korisničko iskustvo su udaljeni certifikati koji mogu biti izdani trajno, ali i jednokratno za potpisivanje jednokratnih transakcija – što je važno kako bi klijent bez ikakvih predradnji, odlaska u Finu, odlaska u poslovnicu ili korištenja posebnih uređaja, mogao potpisati određeni ugovor“ objašnjava gospodin Knezović.
Pravni pogled na e-potpisivanje
Manji troškovi, brži i efikasniji poslovni procesi te bolje korisničko iskustvo 3 su glavna razloga za implementaciju rješenja e-potpisivanja. S druge strane činjenica je da uvođenje rješenja e-potpisivanja podrazumijeva određenu investiciju i donosi brojne promjene, ali još uvijek najčešći kamen spoticanja su nedostatak poslovne prakse i nejasna pravna regulativa.
U rješavanju oba slučaja, naglasak se stavlja na širenje provjerenih informacija i edukaciji tržišta jer kako pojašnjava Damir Popović, CEO IT Sistema, pravni okvir ipak postoji već duže vrijeme: „Od donošenja eIDAS uredbe na razini EU 2016. postoji regulatorni okvir e-potpisivanja koji vrijedi i za Republiku Hrvatsku te ne postoji formalno pravni razlog za ne korištenje e-potpisa. Izazov je bio nedostatak dodatnih podzakonskih akata, ali u ovom trenutku nema nikakvih zapreka da se elektronički potpis koristi za bilokakav vid poslovanja i bilokakav vid transakcija u svakodnevnom životu.“
Nakon razjašnjavanja vrsta e-potpisa i njihove primjene u različitim scenarijima, dodatan naglasak je stavljen na arhiviranje dokumentacije: „Uobičajeno je da jedan predmet sadrži fizičke i digitalne dokumente. U takvoj situaciji hibridni pristup upravljanju arhivom omogućuje istovremeni rad s fizičkim i elektroničkim dokumentima, a upravljanje zapisima s politikama čuvanja i uništavanja usklađeno je sa zakonskim i regulatornim zahtjevima“ dodao je gospodin Popović.
ePotpisi kao usluge povjerenja
Iako su i prije eIDAS-a postojale direktive koje su regulirale elektroničko potpisivanje, tvrtke u RH, pa i šire, nisu se odlučivale na njegovu primjenu u svom poslovanju. „eIDAS je uključen u Provedbeni zakon 2017., ali za tržište je najznačajnija bila 2019. godina kada donosimo Pravilnik o pružanju i korištenju usluga povjerenja, budući da je u njemu detaljno raspisano sve o automatiziranom i udaljenom elektroničkom potpisivanju i pečatiranju te pravilima koja se koriste za udaljenu identifikaciju, odnosno video identifikaciju“ istaknula je Maja Radišić Žuvanić – Voditeljica Službe za digitalno gospodarstvo, Ministarstva gospodarstva i održivog razvoja.
Povjerenje je ključno za primjenu e-potpisa
Poduzeća i pojedinci uključeni u razne elektroničke transakcije moraju imati povjerenje u sigurnost svih oblika elektroničke komunikacije, osobito moraju biti sigurni da dokumenti koje šalju elektroničkim putem nisu izmijenjeni na bilo koji način i da se pošiljatelj može lako prepoznati odnosno identificirati.
Povjerenje kao temelj svake poslovne i trgovačke aktivnosti, može se povećati upravo primjenom elektroničkih potpisa i ostalih usluga povjerenja kao što su:
- ePečat – za ovjeru elektroničkih dokumenata u kojima nije potreban elektronički potpis, ali autentičnost i integritet dokumenta ipak trebaju biti osigurani (osigurava izvornost i cjelovitost podataka nekog e-dokumenta)
- eVremenski žig – označava i povezuje podatke u elektroničkom obliku s određenim vremenom i time jamči da su točno ti podaci postojali u točno to vrijeme.
Kao dvije iznimno korisne i s regulatorne strane odobrene funkcionalnosti, gospođa Radišić Žuvanić istaknula je udaljeno i automatsko potpisivanje: „Udaljeno potpisivanje omogućuje još veću mobilnost korisnika. U praksi to znači da ne moramo imati hardverski kripto uređaj da bismo elektronički potpisivali, već bilo kada, bilo koji elektronički dokument još brže i jednostavnije potpisati. A olakšanje donosi i automatizirano potpisivanje, zahvaljujući kojem direktor može dati ovlast zaposleniku da u određenim situacijama njegove odsutnosti provede serversko potpisivanje dokumenata, npr. da računalo automatski potpisuje veću količinu dokumenata.“
Evolucija e-potpisivanja
Elektroničko potpisivanje nije krenulo od jučer niti od pojave Covida. Te su okolnosti samo ubrzale prirodnu evoluciju poslovanja.
Brzina i jednostavno korisničko iskustvo, veća efikasnost transakcija, optimizacija troškova, usklađenost s regulativom, sigurnosni standardi, sve su to činjenice koje su na strani upotrebe elektroničkog potpisa u odnosu na vlastoručni potpis.
Da, kratkoročno možemo na e-potpisivanje gledati kao rješenje bez kojega smo do sada mogli, preživjeli smo i krizu bez njega, ali evolucija je nepobitna i ako se dugoročno ne mijenjamo i ne uvodimo promjene u poslovanje kad-tad inercija dolazi na naplatu.
Kako uvesti e-potpisivanje u organizaciju
„Važno je biti svjestan svih promjena koje uvođenje ovakvog rješenja donosi u organizaciju i naravno straha od tih istih promjena koji je potpuno prirodan. Također, treba imati na umu da se poslovanje ne mijenja nekim „danom D“ i ne postoji čarobni štapić elektroničkog potpisa, blockhaina ili drugih tehnologija koji će preko noći sve procese rada s fizičkim dokumentima prebaciti u elektroničke, ali treba krenuti u skladu s mogućnostima“ zaključuje Marin Curavić, BDM IT Sistema i domaćin IT’S time to e-sign online eventa.
Iskustvo je pokazalo kako se neovisno o veličini organizacije i kompleksnosti procesa put kroz implementaciju rješenja e-potpisa obično odvija u ovih 6 koraka:
- identifikacija i analiza poslovnih zahtjeva,
- prijedlog poboljšanja poslovnog procesa i tehničkog rješenja,
- odabir implementacije – cloud ili vlastita okolina,
- ad hoc rad kao dobar početak,
- implementacija quick win scenarija,
- kompleksna integracija i automatizacija.
