Elektronički potpis već duže vrijeme demonstrira svoju snagu i praktičnost u odnosu na onaj klasični na papiru. No u ovo vrijeme kada nemamo izbora nego sve raditi udaljeno, primjena elektroničkog potpisivanja ponovno postaje važan dio svakodnevne prakse, kako za pojedince tako i za organizacije, jer potpisivanje na papiru nije moguće.

U toj istoj situaciji, rada od kuće, našle su se i škole. Nastava je u online režimu, a OŠ Benkovac je otišla korak dalje i digitalizirala dio administrativnog dijela svog posla – dokumente djelatnici potpisuju e-potpisom.

Kako kaže učiteljica Anita Žepina: „Na papiru se potpisivalo sve i niti jedan dokument nije se do sada potpisivao u elektroničkom obliku. Sve vrste izjava, zahtjeva, dozvola donosile su se u tajništvo, ispisivale i potom ručno potpisivale. To su interni školski dokumenti koje je još uvijek potrebno potpisivati bez obzira na školu na daljinu“. A s mogućnostima elektroničkog potpisivanja upoznao ih je Marin Curavić, ITS Business Development Manager.

Povezanost zajednice i učitelja prvo je što je oduševilo Marina prilikom posjeta sajmu područne škole Buković i OŠ Benkovac povodom dana škole, u kojoj radi njegova sestra Gabrijela Bačić. No uz pozitivu i dobru atmosferu, interes za tehnologiju bio je poticaj za ovu suradnju: „Ono što je bitno za ovu priču je volja učitelja i nastavnika te velika motivacija vodstva škole da se prigrli mogućnosti koje donosi tehnologija. To su pokazali i kroz sudjelovanje u kurikularnoj reformi Škola za život, a potom i kroz interes za elektroničko potpisivanje. Potreba se pojavila u trenutku kada su nastavnici kod kuće trebali potpisati Izjavu o uvjetima rada“, prisjeća se Marin.

Nakon što je Marin pomogao s postavljanjem rješenja, djelatnici Osnovne škole Benkovac odmah su znali što im je činiti: „Sustav je bilo izuzetno jednostavno pokrenuti. Vjerujem da se i osobe sa skromnim informatičkim znanjem bez problema mogu njime služiti. Svi djelatnici su iz 10 rečenica uputa shvatili kako se sustav koristi. Do sada smo potpisali Izjave o radu na daljinu, Dozvolu za obavljanje dodatnog posla te su se izdale propusnice od strane poslodavca (prije uvođenja e-Propusnica)“, objašnjava ravnatelj škole Tonći Kuman.

Kako su se učitelji dobro snašli potvrđuje i Marin, a u njihov uspjeh nikada nije ni sumnjao: „Moram reći da sam bio izrazito ponosan kada je izašao članak o primjeni tableta u nastavi u područnoj školi Buković prije godinu dana, a koji je rezultat rada cijelog tima koji vodi ravnatelj OŠ Benkovac Tonći Kuman. Kada je pokazano na probnom primjeru potpisa Izjave o uvjetima rada kako je zapravo jednostavno elektronički potpisati dokument, s velikim entuzijazmom su u dva dana unesene osnovne informacije u sustav i izrađena namjenska uputa kako bi nastavno osoblje s lakoćom obavilo potpisivanje. Najviše me oduševilo da su dokument, u svega nekoliko sati, potpisali svi učitelji i nastavnici bez ikakvih poteškoća i zvanja za pomoć, a još je bila i subota. To je bio odličan znak za nastavak korištenja sustava za sve interne potrebe kako bi se olakšalo rad s dokumentacijom u zadanim okolnostima“.

Ova situacija pokazala se kao dobar povod za implementaciju rješenja elektroničkog potpisa, no sada kada su iskusili prednosti e-potpisivanja, ova priča čeka svoj nastavak: „Vjerujem da smo tek dotaknuli mogućnosti samog sustava te ćemo ga nastaviti koristiti i nakon povratka na posao, a vjerojatno i proširiti“ potvrđuje ravnatelj Kuman.

I Marin Curavić vjeruje da je ovo samo početak priče digitalizacije rada s dokumentima u OŠ Benkovac: „S obzirom na pokazane pozitivne učinke ovakvog načina rada s dokumentima i želje ravnateljstva OŠ Benkovac da se unaprijedi upravljanje i dostupnost digitalnog sadržaja te smanji operativne troškove upravljanja fizičkom dokumentacijom, neupitna je daljnja namjera korištenja platforme za elektroničko potpisivanje u interne svrhe. Također, škola je iskazala želju za korištenjem naprednog i kvalificiranog elektroničkog potpisa za potpisne scenarije kao što su rješenja i potvrde koje se izdaju eksterno“.