Digitalizacija backoffice procesa – standard bankarskog poslovanja

Koliko god nam je prije nekoliko godina digitalizacija poslovanja djelovala zastrašujuće, toliko nam je danas život bez nje nezamisliv, u bankama pogotovo. Digitalna zrelost pojedinih organizacija još uvijek varira pa ovisno o tome u kojoj ste fazi, neke od narednih situacija su vam još uvijek poznate, a dio su srećom stvar prošlosti.

Kada gledamo backoffice procese, na primjer customer onboarding ili obradu kreditnih mapa – krajnji rezultat obrade dokumenata često je donošenje neke odluke. Ukoliko proces nije digitaliziran, za svaki od koraka potrebno je više vremena, a i brzina donošenja odluke se proporcionalno smanjuje. Uz to, teže je prikupiti i analizirati podatke čime se otežava i usporava proces donošenja strateških odluka vezanih za razvoj proizvoda i usluga banke.

Naravno ne smijemo zaboraviti da se u takvoj situaciji operativni troškovi vrlo lako nagomilaju. Od onih koje stvara broj ljudi i količina radnih sati potrebnih za obavljanje nekog zadatka, preko troška papirnate dokumentacije pa sve do samog fizičkog smještaja, odnosno arhive za sve te dokumente.

U visoko repetitivnim aktivnostima, prilikom unosa i obrade podataka, vjerojatnost ljudske pogreške raste što znači da se povećava mogućnost greške u core sustavu ako backoffice procesi u banci nisu digitalizirani. U slučajevima naknadnih provjera ili bilokakvih nepravilnosti tijekom procesa obrade dokumenata, komunikacija s frontoffice segmentom je također otežana, kao i pretraga fizički pohranjene dokumentacije.

Digitalizacija ulaznih dokumenata i automatski dohvat podataka prema predefiniranom workflowu značajno su ubrzali procese. U slučaju skeniranja dokumentacije (u poslovnici ili kroz mobilni capture) za customer onboarding, znatno brže se dolazi do procjene klijenta i uspostave suradnje. Isto tako, za potrebe odobravanja kredita manje je vremena potrebno za donošenje odluke i plasman potrebnih novčanih sredstava.

Podaci koji se putem digitalnih kanala dohvaćaju s dokumenata predstavljaju pouzdanu platformu za sveobuhvatnu analizu, kako pojedinog klijenta tako i ciljanih segmenata. Konzistentnost i kvaliteta podataka je puno veća te je na temelju njih puno lakše donositi strateške odluke za razvoj proizvoda i usluga banke.

Digitalizacijom dokumenata, osim što je proces ubrzan, mogućnost pogreške prilikom unosa i obrade podataka maksimalno se smanjuje.

Pojednostavljeno praćenje izvora dokumenata i sustav automatske komunikacije između front i backofficea olakšava naknadne provjere te smanjuje vjerojatnost pojave nepravilnosti tijekom procesa obrade dokumenata.

Digitalizacijom svih dokumenata i njihovo pohranjivanje u digitalnim repozitorijima omogućava brzu i laku pretragu prema nizu ciljanih parametara.

Jednostavno je zaključiti kako digitalizacija poslovanja u bankama donosi značajne prednosti za sve sudionike procesa – od vodstva, preko zaposlenika pa do onog najbitnijeg – korisnika.

Vodstvo:

1. Procesi su optimizirani i brži.
2. Omogućeno je prikupljanje i analiza podataka.
3. Olakšan je nadzor nad procesom uz mogućnost izvještavanja/praćenja zaposlenika.
4. Operativni troškovi su smanjeni.
5. Sigurnost dokumenata je povećana.

Zaposlenici:

1. Smanjen broj ljudski uzrokovanih grešaka.
2. Olakšano rukovanje dokumentima.
3. Brza i laka pretraga digitaliziranih dokumenata.
4. Unapređenje osobnih vještina.
5. Povećanje digitalnih kompetencija.

Korisnici:

1. Korisničko iskustvo u skladu s očekivanjima vremena u kojem živimo.
2. Brže ostvarenje krajnjeg cilja usluge (npr. odobrenje kredita).
3. Smanjena potreba za fizičkim odlaskom u poslovnicu.
4. Dostupnost usluge bilo kada i bilo gdje.

Najčešći razlozi za digitalizaciju u organizacijama su smanjenje kolanja papira, ubrzanje procesa i smanjenje troškova. No kako izgleda put od teorije do digitalne prakse, kako ta priča funkcionira u svakodnevnom radu te koje dodatne prednosti donosi unifikacija sustava za upravljanje dokumentima saznajte u whitepaperu „Digitalizirajte, optimizirajte i automatizirajte uredsko poslovanje“.